Официальные письма от юридического лица требуют соблюдения определенных правил оформления. Это обеспечивает юридическую значимость документа и демонстрирует профессиональный подход.
Содержание
Основные элементы письма от юрлица
1. Реквизиты организации
- Полное наименование юридического лица
- Юридический адрес
- ИНН, КПП
- Контактные данные (телефон, email)
2. Дата и номер исходящего письма
Письмо должно содержать регистрационный номер по журналу исходящей корреспонденции и дату составления.
3. Адресат
Укажите:
- Наименование организации-получателя
- Должность и ФИО конкретного лица (при необходимости)
Структура письма
| Часть письма | Описание |
| Заголовок | Кратко отражает суть письма ("О согласовании договора", "О поставке товаров" и т.д.) |
| Обращение | Уважительное обращение к адресату ("Уважаемый Иван Иванович!") |
| Основной текст | Четкое и лаконичное изложение сути вопроса |
| Заключение | Вежливое завершение письма |
Правила оформления
1. Официально-деловой стиль
Используйте:
- Корректные формулировки
- Официальную лексику
- Отсутствие разговорных выражений
2. Подпись
Письмо должно содержать:
- Должность подписанта
- ФИО (полностью)
- Подпись
- Расшифровку подписи (инициалы и фамилия)
3. Приложения
Если к письму прилагаются документы, укажите это в конце:
"Приложение: на 3 л. в 1 экз."
Образец оформления письма
| ООО "Компания Пример" | |
| ИНН 1234567890 | Тел.: +7 (123) 456-78-90 |
| Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1 | |
| № 45-Исх от 15.01.2024 | |
| Генеральному директору ООО "Партнер" Петрову П.П. | |
| О продлении договора аренды | |
| Уважаемый Петр Петрович! | |
| В связи с истечением срока действия договора аренды №123 от 15.01.2023 просим рассмотреть возможность его продления на прежних условиях... | |
| С уважением, Генеральный директор ООО "Компания Пример" _________________ /Иванов И.И./ | |
| Приложение: проект доп. соглашения на 2 л. в 1 экз. | |
Электронная переписка
При отправке письма по email соблюдайте те же правила оформления. Письмо лучше отправлять с официального корпоративного email-адреса.
